紙やメールベースの申請手続きの
フローを効率化したい

現状の課題

ITサービス提供部門では、新たなアプリケーションの本番環境へのリリースや、
本番環境での維持保守作業、日々の各種オペレーション作業など、
申請書に基づくさまざまな作業が行われている。

申請手続きにより想定される問題点

このような作業は、計画時の不備に起因するインシデントの発生や、不正な変更などの問題を防止するため、
適切な役職者による申請時の承認が不可欠である。申請書は、通常、紙や電子ファイルで起票され、しかるべき承認者にメール等で送られ、
捺印による承認が行われた後、実際に作業が行われる。この場合、以下のような課題が想定される。

申請者

・申請に応じた申請先、申し込み方法、記入方法を調べる手間が大きい
・ 同様の申請の場合、過去の申請内容からの起票ができない(紙の場合)
・申請後の対応進捗状況が分からない

昇任者

・承認すべき申請書が大量にあり負荷が大きい
・次の承認者に申請書を送る手間が大きい
・承認の判断材料となる情報が少なく、申請者への再確認や差し戻しが発生
・ 承認漏れにより業務が滞る恐れがある
・外出先から承認ができないため、承認に時間が掛かる

作業担当者

・作業に必要な情報が足りず手戻りが発生する
・ 申請の経緯が分からないので確認に時間が掛かる
・メールや電話による(申請書によらない)緊急な依頼への対応が多い

管理責任者

・申請書を長期間原紙保管する負荷が大きい
・ 紙や電子ファイルの場合、申請書の改ざんの危険性がある

解決策

上記のような課題を解決するには、標準的な申請承認ワークフロー基盤を導入し、
申請書の起票、ワークフローに基づく承認を行うようにすべきである。
申請書の起票は、申請書の種類(アプリケーションの本番リリース作業、本番サーバ上での各種維持管理作業、ネットワーク機器などのパラメー
ター設定変更作業など) に応じた申請フォームから起票できる必要がある。申請書を承認依頼する際は、申請書の種類に応じた承認ワークフロー
を選択できることが望ましい。これにより申請者 自身で承認ワークフローを意識することなく申請が可能となる。
また、過去に行った 同様の申請を基に、申請内容を複製して申請することで、申請書の起票の手間を省くことも求められる。
承認者は、自分に依頼されている申請レコードの一覧を参照できるとともに、申請の種類や緊急度などで絞り込みできるようにする。
そうすることで、大量の申請を効率よく処理することが可能になる。
承認実施後は、次の承認者に自動的に申請レコードがアサインされることで、承認者がワークフロー上の次の承認者を意識することなく承認が
可能となる。
申請者を含む承認ワークフロー上の全ての関係者が申請レコードの進捗状況を確認できるようにすることで、
承認遅れや漏れを防ぐことができる。
作業実施結果は、申請承認後に初めて記入可能とすべきである。また、結果内容の確認もワークフローにて行うべきである。

Senju Family での実践方法

自由度の高い申請承認ワークフロー管理基盤

Senju Service Manager は、Web ベースでの申請承認ワークフロー管理基盤を提供する。
申請書の種類に応じた任意の申請フォームから申請を行うことができる。
各申請フォームは、申請に必要な任意の入力フィールドを用意することができ、作業対象となる対象サーバやアプリケーションなどの構成アイテ
ムを構成管理DBから選択し、 指定することが可能である。

自由度の高い申請承認ワークフロー管理基盤

柔軟な定義が可能な承認ワークフロー

起票された申請レコードは、申請の種類ごとにあらかじめ定義された承認ワークフロ ーから選択することで承認依頼ができる。
承認ワークフローは、同一の申請であっても通常時ワークフロー、緊急時ワークフローなど複数の承認ワークフローを定義することが
できるため、より柔軟な対応が可能となる。

柔軟な定義が可能な承認ワークフロー

申請の種類ごとのワークフロー選択画面

申請の種類ごとのワークフロー選択画面

承認者は、自分に依頼された申請レコードの一覧をタスク一覧として参照できるとともに、対応期限日や緊急度など任意の属性で
絞り込みを行うことができる。これにより、申請業務を滞らせることなく、効率的な承認が可能となる。また、承認者に申 請レコードが割り当
てられると自動的にメール送信されるので、Senju Service Manager を通常使用していない場合であっても、承認依頼されたことが分かるよう
になっている。
管理者は承認が滞っている申請レコードをタスク一覧より定期的にチェックし、承 認者に対応を促すことが可能である。
承認完了した申請レコードに対してのみ、作業結果を記入することが可能である。
作業結果は、承認ワークフローの中で確認することが可能である。

申請フォームの入力フィールド編集画面

申請フォームへの入力フィールド追加・変更は GUI 画面から容易に行うことができる。 変更はシステム稼働中に行うことができ、
即座に申請フォーム画面に反映される。
また、承認ワークフローの追加、変更も管理者用画面から簡単に行うことができる。

申請フォームの入力フィールド編集画面

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